2012.11.26
Відповідно до п.3.1. Порядку ведення обліку і звітності про використання бланків свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану, а також їх зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 29.10.2012 № 1578/5 керівники відділів державної реєстрації актів цивільного стану є відповідальними за зберігання бланків свідоцтв, про що видається наказ відповідного головного управління юстиції.
У виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради відповідальною за зберігання бланків свідоцтв є посадова особа, що проводить державну реєстрацію актів цивільного стану та на яку цей обов'язок покладено розпорядженням виконавчого органу або рішенням відповідної ради, про що повідомляється відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції, який забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.
На час тимчасової відсутності особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв (відпустка, відрядження, хвороба тощо), бланки свідоцтв передаються за актом приймання-передачі іншій посадовій особі, яка виконує її обов'язки, в якому відображаються такі відомості: номер акта, заголовок, дата й місце складання, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, які здійснюють приймання-передачу, види бланків свідоцтв, їх серії та номери, загальна кількість бланків (цифрами і словами), що скріплюється гербовою печаткою та підписується посадовими особами, зазначеними в акті.
При зміні керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану та посадової особи, відповідальної за зберігання бланків свідоцтв у виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради, приймання-передача бланків свідоцтв і відповідних документів щодо їх обліку в обов'язковому порядку проводиться:
- у відділі державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції - у присутності працівника відповідного територіального управління юстиції та представника відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції.
- виконавчому органі сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради - у присутності керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції, що забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.
Про приймання-передачу складається акт, у якому відображаються такі відомості: номер акта, заголовок, дата й місце складання, прізвища, імена, по батькові та посади осіб, які здійснюють приймання-передачу, види бланків свідоцтв, їх серії та номери, загальна кількість бланків (цифрами і словами), що скріплюється гербовою печаткою та підписується посадовими особами, зазначеними в акті.
Після закінчення приймання-передачі бланків свідоцтв присутній представник відділу державної реєстрації актів цивільного стану зобов'язаний проінструктувати новопризначену особу про порядок ведення обліку та зберігання бланків свідоцтв.
Доступ до бланків свідоцтв мають лише особи, відповідальні за їх зберігання, а також у їхній присутності - посадові особи, які мають право перевіряти їхню діяльність (працівники Міністерства юстиції України, Державної реєстраційної служби України, головного управління юстиції, районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних управлінь юстиції).
Бланки свідоцтв повинні зберігатись у сейфах, вогнетривких шафах або металевих ящиках, стаціонарно закріплених до стіни або підлоги, або у спеціально обладнаних приміщеннях. У неробочий час сейфи, вогнетривкі шафи й металеві ящики, спеціально обладнані приміщення з бланками свідоцтв належним чином опечатуються.
Вікна приміщень, де зберігаються бланки свідоцтв, внутрішньо обладнуються металевими ґратами. Приміщення органів державної реєстрації актів цивільного стану забезпечуються охороною відповідно до законодавства.
У разі втрати (викрадення) бланків свідоцтв виконавчий орган сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради того самого дня повідомляє про виявлений факт відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції, що забезпечує бланками свідоцтв цей виконавчий орган.
Відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції про цей факт або про факт утрати (викрадення) бланків свідоцтв безпосередньо у відділі повідомляє відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного управління юстиції, а також територіальний орган Міністерства внутрішніх справ за місцем їх утрати (викрадення) для вжиття заходів щодо їх розшуку у день надходження повідомлення виконавчого органу сільської, селищної, міської (крім міст обласного значення) ради або виявлення факту втрати (викрадення).
Начальник Калуського
міськрайонного управління
юстиції Я.І. Мельник
