2014.12.24
Приймання та первинне опрацювання вхідних документів здійснюється централізовано в одному місці - службі діловодства. У великих установах цю роботу доручають експедиціям або спеціальному працівникові (експедитору), у невеликих - секретареві. Централізований порядок уможливлює правильну організацію всієї подальшої роботи з документами та ведення їх обліку, а також застосування засобів автоматизації та механізації для опрацювання документів. Доцільно, щоб робота експедиції розпочиналася раніше, ніж усіх інших підрозділів установи.
Доставка документів забезпечується за допомогою установ поштового зв'язку, кур'єрської служби, засобів електричного зв'язку. Установи поштового зв'язку здійснюють доставку письмової кореспонденції у вигляді простих і рекомендованих листів, поштових карток, бандеролей і дрібних пакетів, а також друкованих видань. Каналами електричного зв'язку надходять телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи. Електричний зв'язок значно скорочує час на передавання інформації й підвищує надійність доставки.Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано в службі діловодства.
Рекомендована, спеціальна кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки. Якщо конверт пошкоджено робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі. Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником установи.
У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто". Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.
Отже, надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду. Факт і дата надходження документа до установи обов'язково фіксуються.
Електронні носії інформації обов'язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
Спеціаліст І категорії міськрайонного управління юстиції І.М. Вагилевич
