2015.06.10
Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства установи відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.
Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв'язку, а також доставляються кур'єрською, фельд'єгерською службою. Відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
З використанням засобів електрозв'язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов'язані перевірити: - правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів); - наявність і правильність зазначення адреси; - наявність на документі відмітки про додатки; - наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; - наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах установи; - наявність і повноту додатків; - відповідність кількості примірників кількості адресатів. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню". Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов'язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, встановлені для цього інструкцією установи.
Спеціаліст І категорії
міськрайонного управління
юстиції І.М. Вагилевич
