2016.02.10
Порядок ведення діловодства, пов'язаного зі зверненнями, які містять відомості, що становлять державну або іншу таємницю, що охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
Відповідно до Інструкції про порядок розгляду звернень та особистого прийому громадян у Міністерстві юстиції України, в установах та організаціях, що належать до сфери його управління діловодство, пов'язане зі зверненнями громадян, ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на Управління розгляду звернень та прийому громадян Міністерства юстиції України (в частині попереднього розгляду та реєстрації звернень громадян) та на спеціально призначених для цього посадових осіб у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства юстиції України (в частині формування та зберігання справ за зверненнями громадян), а в органах та установах юстиції - на одного з працівників їх загального відділу (канцелярії, відділу контролю розгляду звернень громадян).
Терміни зберігання документів за зверненнями громадян визначаються Переліком типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.98 N 41, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.09.98 за N 576/3016 (із змінами).
Звернення громадян, що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі органів чи установ юстиції, про усунення серйозних недоліків та зловживань, зберігаються постійно, якщо документи цих установ, організацій, підприємств надходять до держархівів. Якщо документи органів чи установ не надходять до держархівів, то термін зберігання вищевказаних звернень громадян установлюється в 10 років.
Пропозиції, заяви і скарги громадян, незалежно від того, чи підлягають вони передачі до держархіву, чи ні, зберігаються протягом 5 років.
У випадках, викликаних специфікою діяльності Міністерства юстиції України термін зберігання копії пропозицій громадян, які можуть бути використані Міністерством при здійсненні повноважень, подовжуються за наказом Міністерства до їх використання.
Головний спеціаліст
міськрайонного управління юстиції І.В.Наумець
